eImenik

Znanje za poslovanje - Poslovanje


Upravljanje dokumentacijom Upravljanje dokumentacijom Svakodnevno nas okružuje veliki broj novih proizvoda i usluga namenjenih poboljšanju efikasnosti odvijanja poslovnih procesa. U igri su sve moćniji računari opremljeni softverom koji podržava sve delatnosti generišući mnoge nove, multimedijalna oprema prilagođena za komunikaciju, automatizovani sistemi proizvodnje i raznorodni upravljački sistemi. Očigledno je da razvoj informacionih tehnologija prati jačanje ekonomskog potencijala i ukupne obrazovne strukture. Ovako eksplozivan razvoj tehnologija u komunikacijama i poslovanju zahteva od poslovnih subjekata da prepoznaju, definišu i dalje razvijaju savremena tehničko-tehnološka dostignuća i prateće elemente od značaja za primenu i implementaciju informaciono-poslovnih sistema u sopstvene radne procese. Bez toga nema ponovnog uključivanja naše privrede u svetske poslovne tokove, niti ekonomskog oporavka zemlje. U suprotnom, put može voditi samo u marginalizaciju i odsustvo iz savremenih svetskih privrednih tokova, kao i nemogućnost rada i komuniciranja sa stranim partnerima koje nećemo moći da pratimo u tehnikama i alatima savremenog rada i poslovanja. Pojam EDMS Rezultat poslovnih aktivnosti preduzeća je skup dokumenata različitih formata i na raznim medijima: poslovna dokumentacija, projektna dokumentacija, poslovna klasična i elektronska pošta, zvučni i video zapisi (reklame, spotovi, audio zapisi sastanaka), faksovi, dokumenti sistema kvaliteta, ugovori, … Ova je dokumentacija danas u najvećem broju slučajeva kod nas u papirnom obliku, nesortirana, često skladištena na neodgovarajući način. Time je potraga za potrebnim informacijama i celim projektima spora, nekomformna i u velikom broju slučajeva uzaludna. Dokumentacija koja se u zadnje vreme generiše u elektronskom obliku nije funkcionalno povezana s već postojećom u papirnom obliku, mada je najčešće samo naredna faza u procesu poslovanja firme modernizovana primenom kompjuterske tehnologije. Ovakvo stanje stvara veliku verovatnoću za gubljenje ili trajno propadanje velikog broja značajnih podataka. Prisutno je neracionalno trošenje ljudskih i materijalnih resursa i neefikasan rad kompanija. Kako su se u našoj javnosti, naročito od osnivanja Jugoslovenske asocijacije za dokument menadžment www.yuadm.org.yu intenzivirale aktivnosti na promociji ideje uvođenja EDMS (Electronic Document Management Sy-stems) smatramo da je ova tema aktuelna i predstavlja interesantan prilog oblasti elektronskog poslovanja, jer uvođenje dokumenata u elektronskom obliku i sistema za njihovo upravljanje predstavlja osnovu za uvođenje koncepta elektronskog poslovanja u preduzeće. Iz tog razloga u ovom i nekoliko narednih brojeva posvetićemo pažnju pitanju upravljanja poslovnom dokumentacijom u elektronskom obliku koristeći delom materijale sa seminara YUADM-a. Pod pojmom Electronic Document Management System (EDMS) podrazumevaju se hardver, softver i procedure rada koji omogućavaju da se dokumenti uključeni u poslovne procese po potrebi prevedu u elektronsku formu, sigurno skladište uz mogućnost pravljenja sigurnosnih kopija, brzo i jednostavno dobave iz baze arhive na ekran, lako razmenjuju među učesnicima u poslovnom procesu i po potrebi štampaju. U današnje vreme, kada se poslovanje ne može zamisliti bez primene računara, i dalje egizistiraju arhive dokumenata u papirnom obliku s podacima koji su dragoceni za poslovne procese preduzeća. Sem toga, u praksi je uočen problem skladištenja dokumentacije u papirnom obliku na način koji omogućava bezbedno čuvanje i lako pronalaženje potrebnih podataka. Takođe je neophodno obezbediti upis na dokumentu u vidu anotacije, snimanje novih verzija dokumenata i čuvanje izvornih verzija dokumenata. Opšti model EDMS Softveri koji se koriste u svrhu uspostavljanja EMDS-a su brojni i raznorodni, kako po mogućnostima koje stoje na raspolaganju, tako i po programerskim rešenjima, korisničkom interfejsu i, konačno, po cenama. Pri projektovanju svakog od njih usvojen je određeni metodološki pristup da bi se ostvario osnovni cilj dok je kod svih obavezno postojanje nekoliko osnovnih funkcija s kojima se dolazi do cilja. Osnovne funkcije EDMS softvera su: • Učitavanje dokumenata (skeniranje, unos dokumenata koji su već pripremljeni na računaru, preuzimanje e-pošte, prijem faksova,…) • Optical Character Recognition OCR (prevođenje skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju digitalnu obradu. Ovaj proces se zove prepoznavanje i može da se radi kako za tekstualne dokumente, tako i za različite vrste crteža); • Indeksiranje (dodeljivanje svakom dokumentu u sistemu oznake na osnovu koje može da bude jednoznačno identifikovan); • Pretraživanje (pronalaženje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju postavljenim zahtevima izraženim kroz upite). Dalji postupak s dokumentima zavisi od konkretnih zahteva poslovnog procesa. Za i protiv Uštede primenom EDMS su brojne i očigledne, od potrebnog fizičkog prostora koji je nebrojano puta manji na elektronskim medijima do raznoraznog kancelarijskog materijala. Najveće uštede se ipak postižu u brzom i pravovremenom donošenju poslovnih odluka. Nije zanemarljiva ni mogućnost izrade rezervnih kopija dokumentacije čime se firma obezbeđuje od eventualnog fizičkog uništenja, gubitka ili krađe podataka značajnih za poslovanje. Kvantifikacija povoljnih efekata uvođenja EDMS-a je na duži rok praktično nemoguća, ali očigledno je da se štede ogromne sume, srazmerno investiciji. Cost-benefit analize primene EDMS-a u inostranstvu govore da se investicija vraća u proseku za 14 do 18 meseci normalnog rada u EDMS okruženju. Rezultati uvođenja EDMS-a su povećanje raspoloživosti dokumenata, lakša kontrola dokumentacije, kontrola pristupa informacijama, efikasnije poslovanje, ušteda materijalnih i ljudskih resursa, smanjenje troškova poslovanja. Ê Knowledge Management (KM) je noviji pojam, praktično dalji razvoj uvedenog EDMS sistema. Podrazumeva da su dokumenti u računarskoj mreži i određuju metode kojima se sintetizuju i u pogodnom obliku iskazuju informacije značajne za poslovanje. Znanje pohranjeno u dokumentima velikih poslovnih sistema je vrlo dragoceno. Oni sistemi koji su savladali EDMS mogu da ubiraju mnoge plodove od ovog napora. Implementacija EDMS-a podrazumeva primenu najsavremenjih svetskih tehnologija u oblasti kancelarijskog poslovanja bez papira i uz standardizaciju dokumentacije i ostvarivanje neophodnih zakonskih preduslova predstavlja prvi korak ka uvođenju elektronskog poslovanja. Uloga menadžera pri implementaciji EDMS sistema Preduslov za uspešnu implementaciju ovog koncepta u poslovanje je sistematizacija dokumenata u okviru poslovnog sistema. Pod tim se podrazumeva detaljna analiza toka i životnog ciklusa dokumenta, određivanje njihovog mesta, kao i uloge svakog zaposlenog prema dokumentima. Na taj način vrši se neophodno razvrstavanje dokumenata po tipovima, otkrivanje praznih hodova u radnim procesima, spoznaje se zakonska regulativa o arhiviranju i kao krajnji rezultat uspostavlja se efikasniji, pregledniji rad s mogućnostima složenih ekonomskih i statističkih analiza. Za ovaj posao neophodno je primeniti projektni pristup i obezbediti pun uvid u poslovne procese kompanije. Obično se za potrebe sistematizacije formiraju projektni timovi sastavljeni od konsultanata, kao i osoba zaposlenih u samoj kompaniji. Koordinator je, po pravilu, jedan od najviših rukovodioca kompanije, čije angažovanje treba da obezbedi i potrebne organizacione promene, što je garant da će EDMS zaživeti u praksi.

14.04.2009 Izvor: eMagazin

Upravljanje dokumentacijom